تقارير الأنظمة الإدارية: من كثرة الأرقام إلى قرار

ابدأ من القرار لا من البيانات

قبل تصميم أي تقرير اسأل: من يقرؤه، وما القرار الذي يتخذه به، وما الإجراء المتوقع إن كان الرقم سيئا؟ فإن لم يكن هناك إجراء ممكن، فالتقرير معلومة للفضول لا أداة إدارة.

وهذا السؤال وحده يحذف أغلب التقارير المطلوبة في البداية، ويحسن ما يبقى.

الرقم يحتاج مرجعا

مبيعات الشهر مليون: هل هذا جيد؟ لا أحد يعرف بلا مرجع. أضف دائما واحدا على الأقل: مقارنة بالشهر السابق، أو بالشهر نفسه من العام الماضي، أو بالهدف، أو بمتوسط الفترة. فالمقارنة هي ما يحول الرقم إلى معنى.

تقارير تستحق البناء

• أعمار الذمم — من عليه مستحقات وكم مضى، مرتبة بالمخاطرة.
• هامش الربح بالمنتج والعميل — يكشف أن بعض الأكثر مبيعا أقلها ربحية.
• الأصناف الراكدة — رأس مال معطل يمكن تحريره.
• التدفق النقدي المتوقع — أهم من الربح لبقاء الشركة.
• أداء الموردين — الالتزام بالمواعيد وجودة التوريد ونسبة المرتجع.

التوقيت والتوصيل

1. التقرير الذي يصل متأخرا لا يفيد مهما كان دقيقا.
2. أرسل التقارير الدورية آليا في موعد ثابت بدل انتظار من يفتح النظام.
3. أضف تنبيها عند تجاوز عتبة بدل انتظار التقرير الشهري.
4. اجعل تقرير الإدارة صفحة واحدة، والتفاصيل خلف رابط لمن أراد.

الثقة في الأرقام

التقرير الذي يعطي رقما مختلفا عن تقرير آخر يفقد الثقة كلها ولا تعود بسهولة. عرف كل مؤشر تعريفا مكتوبا: ما الذي يشمله وما يستثنيه وأي تاريخ يعتمد. فأغلب الخلافات حول الأرقام مصدرها تعريفان مختلفان لا خطأ حسابي.

أسئلة شائعة

هل نحتاج أداة ذكاء أعمال منفصلة؟

تقارير النظام تكفي للتشغيل اليومي غالبا. وتبرر الأداة المنفصلة نفسها عند الحاجة لدمج بيانات من عدة أنظمة أو لتحليل تاريخي واسع لا يحتمله النظام التشغيلي.

كم مؤشرا في لوحة الإدارة؟

قليلة بحيث تقرأ في دقيقة: خمسة إلى سبعة مؤشرات رئيسية بمقارناتها. واللوحة التي تعرض عشرين رقما تنظر إليها العين ولا تقرأ منها شيئا.

كيف نتعامل مع طلبات التقارير المستمرة؟

اسأل عن القرار المقصود أولا. فكثير من الطلبات يمكن تلبيتها بتقرير قائم أو بإضافة عمود، والقليل منها يحتاج تقريرا جديدا فعلا. وبناء كل تقرير يطلب ينتج مكتبة لا يستعمل أحد أغلبها.